Как поднять производительность втрое. Лекарство от прокрастинации.

Люди, следующие за мной в твиттере, могут наблюдать, что уже третью ночь подряд я работаю, причем работаю с удовольствием. Что же случилось со мной, закоренелым разгильдяем и специалистом по окучиванию крупнорогатого скота? Нет, меня не подменили инопланетяне и с головой у меня по-прежнему все в порядке (ну более-менее). Все просто — я открыл для себя методику под названием Getting Things Done. Именно эта дьявольская вещь заставляет меня пахать по десять часов в сутки, да еще и удовольствие от этого получать! Понимаю, что такой трудоголизм лечиться только стационарно и подавляющему большинству людей он нафиг не сдался, но наверное есть по-хорошему больные на голову люди, вроде меня, которым позарез нужно выполнить кучу дел и никуда от этого не деться. Им я и адресую эту пилюлю от прокрастинации.

Дискламмер окончен, больные следуют за мной, здоровые — возвращаются к своей обычной работе (продвинутые здоровые — в соседний офис).

Что мы имеем. Исходные данные.

Прокрастинацией страдают два типа людей: первые никогда не слышали ни об одной методике повышения производительности, вторые — перепробовали на себе все, что можно и выработали себе изрядный иммунитет к ним в частности и к упавлению своим временем вообще.

К сожалению, я относился ко второй категории людей и GTD воспринял как еще одну "американскую мотивационную штучку". Тем не менее попробовать её не отказался, чему сейчас несказанно рад. Жалею только о том, что не попробовал её раньше, теряя время со всякими todo-списками, которые работают, как правило, пару дней, а потом выбрасываются нахрен, так как перестают соответствовать реальности.

Скорее всего, вы относитесь к той же категории измученных нарзаном, что и я, поэтому я прошу вас максимально сконцентрироваться на усвоении базовых принципов GTD, поскольку они вам будут казаться очень знакомыми и очевидными. Тем не менее это важно. Итак,

Что такое GTD?

Не буду вдаваться в историю создания и прочую дребедень (кому она нужна по большому счету?) и перейду к самой сути. Вся идея GTD состоит в том, чтобы все свои идеи, задачи и дела фиксировать на внешнем носителе и после этого немедленно выбрасывать из головы. Просто? Ещё как. Вот только записывать мы будем всё по определенным правилам и в разные места. Но об этом чуть позже, а пока усвойте и впитайте те две фразы, написанные жирным шрифтом выше. Они — и есть ключ к продуктивной работе.

Разумеется, тема GTD довольно глубока и в одной статье все аспекты рассказать невозможно. Но я дам те 20% информации, которые дадут 80% результата, а оставшиеся 80% вы, если захотите, прочитаете в книге автора методики.

Геттинг стартед.

Пересказывать все нюансы системы GTD смысла большого нет, во-первых о них лучше автора никто не расскажет, во-вторых для быстрого старта они не нужны, только мешать будут. Поэтому мы сейчас бросимся с головой в карьер и будем изучать методику на примере конкретной программы. Для этой цели разрешите пригласить на сцену нашего небольшого театра красавицу Things.

Пусть вас не тревожит, что в этой статье, для примера я использую программу для Mac OS X, по сути, все GTD менеджеры мало отличаются друг от друга с точки зрения концепции. Кстати, если быть совсем уж честным, то стоит заметить, что Things — не самая точная реализаци системы GTD, но в данном случае это нам только наруку.

Все дальнейшее повествование я буду вести на примере именно этой программы, но термины используемые в ней, все равно будут пересекаться с оригинальными, ГэТэДэшными, которые использовал Девид Аллен. Итак, поехали.

В GTD системе есть три сущности:

1. Тo Do (Тудук) — обычная, рядовая задача, которая может быть выполнена в одно действие. Вынести мусор, накормить кошку, установить Wordpress — все это примеры рядовых задач и все они могут быть выполнены "за один присест". Но бывают такие задачи, которые ну никак не возможно выполнить за раз, то есть они предполагают какой-то набор действий. К примеру, нужно запустить новый блог. Понятно, что сразу мы это сделать явно не в состоянии, поскольку запуск блога требует целого набора телодвижений: зарегистрировать домен, решить вопрос с хостингом, установка движка блога, написание ряда начальных статей, их перелинковка, да и много чего ещё… Для группировки и расстановки порядка выполнения и создана следующая сущность;
2. Project (Проект) — то самое средство группировки тудуков, которое не даст им превратиться в беспорядочный хаотичный набор действий. Если рассматривать предыдущий пример, то в качестве названия проекта можно гордо написать "Создать блог с красивым доменным именем". Проекты с их задачами могут существовать сами по себе, но гораздо лучше и эффективнее будет сгруппировать их в следующую сущность;
3. Area of Responsibility (Область ответственности) — лично я считаю это название немного неудачным, но ничего не поделаешь — так задумали создатели Things. Смысл этой сущности прост как три рубля — группировка проектов по различным отраслям деятельности вашей жизни. На скриншоте вы можете видеть, что у меня в качестве таких областей созданы: информаиция, спорт, веб-проекты и так далее по списку. В принципе, для понимания самой концепции GTD, эта сущность является необязательной.

Тудуки и проекты, помимо того что они могут быть сгруппированы в Области ответственности, обязаны находиться в одной из следующих корзин:

1. Inbox (Входящие) — куча мала, в которую попадают все задачи, перед тем как они будут отнесены к одной из нижеследующих корзин;
2. Today (Сегодня) — задачи, которые необходимо выполнить сегодня. В Things они, как правило, отображаются разделенными по Проектам и Областям ответственности;
3. Next (Следующие) — задачи, грубо говоря "на завтра". Именно из них, вы и будете формировать список задач Today. В Things они, опять же, разбиты по Проектам и Областям. Обратите внимание на скриншот — там как раз открыта корзина Next;
4. Someday (Когда-нибудь) — есть такой тип задач, которые невозможно выполнить ни завтра, ни послезавтра, но которые нужно таки помнить и, возможно, когда-нибудь, сделать из них Проект или даже Проекты. Ну например, "изучить французский язык" и "научиться выдвигать сайты в ТОП поисковиков" — идеальные кандидаты для этой корзины.

В Things есть и другие корзины, но их мы пока касаться не будем, дабы не усложнять ситуацию.

Когда вы вынесете все дела и планы, которые хаотично летают у вас в голове, у вас получиться стройное структурированное дерево, подробно описывающее ваше вИдение дел в настоящем и будущем. Для облегчения дальнейшего понимания, давайте представим каждый тудук в виде монетки, а каждый проект — в виде столбика этих монет, в котором монетки лежат в следующем порядке: наверху самая первая — тудук, который необходимо выполнить первым, далее вторая по-порядку, третья… и так до самой нижней — заключительной, после которой можно сказать, что проект завершен и закрыт. Таким образом у вас в воображении должны предстать несколько (по числу проектов) столбиков монет разной высоты. Кроме того, у вас рядышком с этими столбиками лежат отдельные монетки, покрывая поверхность одим слоем — единичные тудуки, которые группировать в проекты не имеет смысла. Ну и чуть дальше стоит трехлитровая банка с насыпанными в нее монетами — ваша Inbox. При планировании списка дел на сегодня, вы берете по одной или нескольку монет с верха каждого столбца, несколько с поверхности — вот это и будет вашим ToDo-списком на сегодня. В Things это выглядит так: вы заходите в раздел Next и отмечаете те задачи, которые планируте выполнить сегодня — они будут перемещены в раздел Today, образуя список разбитый на подразделы, согласно Проектам и Областям, в которых они находятся. Далее, выполняя эти задачи, отмечаете их галочками и они пропадают.

Время от времени необходимо разгребать нашу трехлитровую банку с монетами и раскидывать их по столбикам или по полу.

Теперь о правилах игры. Их несколько:

1. Любую, абсолютно любую информацию, на которую вы планируете в будущем (ближайшем или далеком — неважно) потратить хоть крупицу своего времени, необходимо записывать в Inbox и, если это возможно на данный момент, переносить в одно из мест: Next (для выполнения в ближайшее время), Someday (чтобы запомнить на будущее), какой-нибудь проект или область. В качестве поступающей информации может быть что угодно: электронное письмо, приказ начальника или жалоба жены, что вы давно никуда не уезжали отдыхать — все это должно быть закинуто в Inbox и распределено (положено в трехлитровую бакнку и, далее, раскидано по столу или уже готовым столбикам монет; а может быть даже послужить основой нового столбика);
2. К концу дня у вас не должно остаться ни одного задания в разделе Today. Если для этого потребуется проработать все двенадцать часов кряду — работайте, в следующий раз будет разумней выбирать монетки из столбиков и пола. Весь смысл в том, чтобы приучить подсознание к необходимости выполнения плана на день любой ценой, в противном случае оно перестанет верить вашему же списку и вы опять скатитесь в прокрастинацию. Верно и обратно — после выполнения всех тудуков на сегодня, должен наступить отдых. Приучите подсознание к тому, что ToDo-список суров, но справедлив. Не нарушайте это правило — обманете только себя, больше никого;
3. В конце рабочего дня (или просто дня) необходимо набрать монеток из столбиков и пола для выполнения на следующий день. Постарайтесь умерить свои аппетиты — перебрасывать задачи из планов в реализацию очень приятное занятие, но не забывайте о правиле 2 — задачи должны быть выполнены завтра любой ценой.
4. Каждые выходные занимайтесь проработкой всего дерева своих дел: добавляйте неучтенные шаги, группируйте задачи в проекты, удаляйте неактуальные задачи. Чем больше список будет соответствовать реальности, тем больше у вас будет мотивации его поддерживать.

Принципы GTD

Вся написанная выше информация служит лишь одной цели — наглядно продемострировать применение бызовых принципов GTD. Их несколько:

• Максимально разгружайте голову. Все что может быть записано — должно быть записано;
• Всегда выполняйте то, что запланировали. Подсознание не любит, когда его обманывают;
• Не бойтесь создавать проекты, состоящие из пары задач — в этом нет ничего страшного;
• Составляйте план только один раз. Вечером вы человек, думающий и планирующий, на утро следующего дня — компьютер, выполняющий то, что ему написали. Составили меню — приготовили, составили — приготовили.;
• Чем полнее и точнее информация в вашем GTD-менеджере, тем интереснее будет её поддерживать актуальной.

Все эти принципы могут быть применены в любом другом GTD-менеджере. Или вообще без менеджера, дедовским способом — на бумажках.

Ну и что дальше?

Работать, что же ещё. Рекомендую также прочитать источник мыслей и информации для этой статьи — саму книгу Девида Аллена. Будете лучше понимать эту систему и научитесь приспосабливать её для себя. Также рекомендую статьи вот этого человека — там тоже GTD-based система, но с минимумом наворотов.

Сейчас, ежедневно оглядываясь на кучу выполненных задач, я испытываю ни с чем не сравнимое удовлетворение, поскольку день прожит не зря. Мое время не просто так утекло непонятно куда, а трансформировалось во вполне ощутимые вещи, например, в эту статью. Сейчас просматривая и составляя меню на завтра, я уже заранее знаю, что указанные в моем Today-списке нематериальные задачи, к завтрашнему вечеру будут частью нашей реальности. Это такой кайф.

Если если вам понравилась эта статья, вы можете подписаться на материалы моего блога через RSS или email, а также присоединиться ко мне в Twitter.

7 золотых правил начинающего стартапера

7 октября 2009 г. · Личная эффективность